o un pobre. Aquests són alguns consells que ha de seguir en utilitzar el telèfon en el treball:
- Tragueu primer
En altres paraules, la seva boca hauria d'estar desocupada al fer una trucada o respondre el telèfon. Vostè vol ser capaç de parlar amb claredat i això és impossible si es mastega o s'empassa. - Nom i rang Please
Quan rebeu una trucada en el treball, haureu d'identificar-vos a si mateix i a la vostra empresa i departament, si s'escau. Si l'interlocutor ha estat transferit a vostè des de la línia principal de l'empresa, només pot indicar el vostre nom i departament. La persona que inicialment va respondre a la trucada probablement va donar el nom de l'empresa. Quan sigui l'anomenat, identifiqueu-vos de la mateixa manera abans de demanar-li la persona que voleu arribar. - Les formes realment fan la matèria
Sempre sigui educat, independentment de qui estigui a l'altre extrem de la línia. Tant si estàs parlant amb un recepcionista com si el president de l'empresa mai no t'oblidis de dir per favor i gràcies. A part del fet que tothom mereix respecte , la persona que respon a la vostra trucada pot assegurar-se que es tracti adequadament.
- Enfocament: tot i que ens agrada multitarea (o intentar), abstèn-nos de tendir a altres coses mentre esteu en una trucada. Heu de donar a la persona amb qui parleu amb la vostra atenció individual. El correu electrònic, els mitjans de comunicació social i els jocs poden esperar.
- Ara, espera
En primer lloc, haureu d'evitar totes les converses mentre us trobeu al telèfon. La realitat a vegades es posa en camí. És possible que hagueu de parlar amb algú que entri a la vostra oficina o a la cambra o si rebi una altra trucada. Disculpeu i, a continuació, limiteu la vostra altra conversa a pocs segons. No deixeu que algú esperi indefinidament. Si no podeu cuidar l'altre tema ràpidament, però s'ha de tractar immediatament, en comptes de posar la persona amb qui parlava en espera, pregunteu si podeu trucar de nou en un moment que sigui convenient per a ella.
- No deixeu que el vostre usuari es perdi al sistema
Hi ha ocasions en què no podràs ajudar a la persona en l'altre extrem de la línia i hauràs de transferir-lo a algú que pugui. Quan ho feu, assegureu-vos que sap a qui transmet la trucada i per què. Feu-li saber què fer si la trucada no passa o si la persona que l'està enviant no està o no pot ajudar-la. - Manteniu missatges curts i dolços
Quan deixeu un missatge de veu per a algú, parleu lentament i clarament, especialment quan especifiqueu el vostre nom i número de telèfon. Hi ha massa persones que surten de missatges llargs i ràpids només per moure ràpidament els noms i els números al final que deixen que el destinatari no pugui tornar la trucada. - Una vegada és suficient
Si deixes un missatge i la persona per qui t'ha deixat no et tornarà a buscar immediatament, pot ser que no ho pugui, de moment. No cal trucar una vegada i una altra. Si és una qüestió urgent, podeu provar de tornar a trucar al dia següent o continuar amb un correu electrònic que indica que també heu deixat una bústia de veu. - Escolta primer
Escolteu una bústia de veu que hagueu rebut en la seva totalitat abans de tornar a trucar. Podeu saber que, fins i tot, no cal tornar a trucar (wow, què estalviador d'hora) o que necessiteu cuidar primer. Per exemple, la persona que truca pot necessitar informació que pugui tenir preparada quan torni a ella.