Com utilitzar la vostra llista de tasques per fer-la més realment i sentir-se millor
Una llista no és suficient
Fer una "llista de coses per fer" no és suficient. Cal classificar-los. Heu de saber quines tasques són més importants perquè pugueu centrar-vos en ells. A continuació, cal assignar recursos a aquests elements, mesurar el vostre progrés i premiar-vos pels vostres èxits.
Classificació
Llista tots els elements de tasca en un full de càlcul, tot i que també podeu fer-los en paper. També podeu posar-los al vostre ordinador o telèfon intel·ligent, escriure-los al calendari o introduir-los en un programari de gestió del temps.
El primer pas és enumerar tot el que heu de fer. A continuació, assignar un rang per tal que pugueu centrar-vos en els ítems importants .
Utilitzeu un rànquing A, B, C. La llista A és el que he de fer avui abans de sortir. La llista B és el que cal fer, però no necessàriament avui. Finalment, la llista C és el que necessites per trobar-vos aviat.
Podeu descobrir molt ràpidament que les coses a la llista C, i fins i tot a la llista B, no s'acaben de fer. En una posició d'Operations Manager fa diversos anys, em vaig trobar tornant cada vegada més frustrat amb la meva llista A. No només no ho he aconseguit tots els dies, com sempre he tingut abans, però la llista A continua creixent. Vaig arribar a la conclusió de què he de fer perquè la meva llista de tasques funcioni per a mi, i he desenvolupat un sistema que funcionava.
Gestió del temps
No era suficient saber què era important; què va fer la llista A. També necessitava saber quant de temps trigaria i quant de temps havia de dedicar-los. He afegit una columna a la meva llista de tasques pendents amb la durada estimada de cada tasca i una columna adjacent amb el total acumulat.
Llavors vaig fer un estudi de temps senzill. Com feia cada tasca, vaig anotar el que vaig fer i els temps d'inici i fi. Vaig fer un seguiment durant tot un dia. Després ho vaig repetir un parell de setmanes més tard en un dia diferent. No va ser una enquesta exhaustiva per cap mitjà, però em va donar una idea. Com a Gerent d'Operacions, molta part del meu dia va ser aturat per interrupcions: es tracta d'esdeveniments que van succeir, de crisi o problemes que calia resoldre. De mitjana, aquestes interrupcions es consumeixen quatre hores al dia. Com que normalment treballo un dia de deu hores, això em va deixar sis hores al dia per a les coses a la meva llista de tasques pendents.
Cada nit, abans de sortir de l'oficina, actualitzaria la llista de tasques pendents. Suprimirem les coses que he realitzat, delegades o degradades, afegiu les novetats que s'hagin presentat, reorganitzeu les prioritats per obtenir les tasques més importants a dalt, i assigneu el temps estimat a cadascun. Després baixaria la llista a la marca de sis hores i dibuixaria una línia. Aquest va ser el meu objectiu per al dia següent.
Recompenseu-vos
Molt sovint, aquesta línia va caure en algun lloc de la meva llista A. Molt poques vegades era a prop del fons. No obstant això, aquest era el meu objectiu. Si toco o he passat la línia, em vaig tornar a casa sentint que havia estat un dia productiu i reeixit.
En lloc de guanyar-me a sobre de les coses que no m'havia aconseguit, he reconegut el meu èxit per haver conegut o copejat el meu objectiu. L'endemà, vaig haver de començar de nou i assolir el nou objectiu, però ho vaig fer des de la perspectiva de la construcció de l'èxit anterior i no de la frustració de tenir més coses que fer que tenir temps per complir.
Necessiteu un sistema
Per tenir èxit, heu de desenvolupar un sistema per gestionar el vostre temps perquè pugueu fer més coses en el temps que tingueu. Si la vostra línia de destinació a la llista de tasques sempre està a prop de la part superior, el vostre cap començarà a buscar una altra persona que pugui treballar una mica més avall a la llista cada dia. A continuació, consulteu alguns recursos per ajudar-vos a fer un millor treball de gestió del temps.
Gestioneu aquest problema
Llista les tasques que has de fer. Prioritzeu els que són importants, no només urgents.
Tenir un pla per a què realitzar cada dia. Treballa cap a aquest pla. Recompenseu-vos quan us trobeu o superi el vostre objectiu.