Consells sobre com ser més eficient
Per obtenir estratègies addicionals, reviseu aquests consells d'administració del temps i els consells d'equilibri de la vida laboral .
Com treballar intel · ligent i ser més eficient
Utilitzar el temps de forma més eficient és una habilitat important que tots els participants de la recepcionista a la societat gestora poden aprendre.
L'adopció de la combinació adequada de pràctiques de gestió del temps pot reduir l'estrès i estalviar fins a una hora al dia. A continuació es detallen nou consells sobre com treballar de manera intel·ligent i ser més eficients.
1. Utilitzeu la tecnologia per organitzar-se. No pots ser el més productiu si ets desorganitzat i envoltat de desordres. Desfeu-vos de les piles aleatòries de papers i notes adhesives i utilitzeu un sistema de registre electrònic senzill. Hi ha nombrosos programes de programari que us poden ajudar a organitzar una àmplia gamma de dades sobre clients i productes, que permeten un accés fàcil i ràpid. A més, aprovar un programa de programació personal que us permeti mantenir un calendari, llistes de tasques pendents, plans de treball i un directori de contactes.
2. Agrupeu missatges entrants. Controlem i contesta constantment el correu electrònic, el correu de veu i altres missatges només interrompen el pensament i dificulten la productivitat, especialment en llocs de treball que requereixen un pensament creatiu, innovador o estratègic .
Apreneu a respondre als missatges entrants en lots i considerar-los només tres o quatre vegades al dia.
3. Adopte un enfocament d'un toc. Utilitzeu el principi "Fer, delegar, suprimir o arxivar" per tractar correus electrònics, lletres, comptes de factura, missatges de text, missatges de veu i altres sol · licituds.
4. Abandonar temps perdut. Molt temps es fa malbé a la feina fent-ho fent "treball ocupat", visitant llocs web distractors (especialment llocs de xarxes socials ), assistint a reunions innecessàries, sobre-edició d'informes i interactuant amb companys de conversa que sempre es fan xafarderies o es queixen.
Concentreu-vos en les tasques i activitats que realment "mouen l'agulla" del negoci i redueixen o eliminen aquells que no ho fan.
5. Pren mini-pauses freqüents. Fins i tot les persones més ocupades necessiten aclarir la ment i estirar les cames una i altra vegada. Prengui periòdicament un respir de cinc a deu minuts del vostre escriptori. Feu una passejada ràpida, si és possible, fer exercicis d'estirament o caminar amunt i avall per les escales unes quantes vegades. Parleu amb algú que us agrada. Beure aigua. Menja un aperitiu sa com fruites i verdures fresques. En poc temps, allunyant-se del vostre treball, relaxaràs el teu cos i rejovenirà la teva ment. A més, estaràs menys confós quan tornis a casa a la nit.
6. Delegat. No haureu de fer-ho tot. En realitat. Altres persones són capaços de manejar algunes de les tasques que generalment es reserven per si mateix. Penseu en quines funcions podeu compartir amb altres persones. A continuació, comença a parcel·litzar lentament algunes d'aquestes responsabilitats. Això us permetrà centrar-vos en els vostres articles d'alta prioritat, tot oferint als vostres companys de feina l'oportunitat de créixer i brillar.
7. Aprèn a dir que no. Una paraula tan petita, tan difícil de dir. Quan algú us demana que feu alguna cosa que no sigui la vostra passió o la vostra prioritat, disminueix amablement però fermament.
Recordeu que dir que no a una cosa li dóna la llibertat de dir sí a una altra cosa que sigui més satisfactòria i més digne del vostre temps i habilitats.
8. Pare d'apuntar-se a la perfecció. Poques vegades l'arribareu, i gairebé sempre és innecessari. El perfeccionisme sovint condueix a la micro-gestió, a les pobres relacions amb companys de feina, a la demora, a la baixa productivitat, a la depressió, a l'estrès i a l'ansietat. Les persones més exitoses són aquells que estan satisfets quan una feina està ben feta i salven la seva necessitat de la perfecció per a les poques coses veritablement importants.
9. Saber quan demanar ajuda. Si estàs aclaparat al treball i està provocant estrès indegut, no pateixis en silenci. Derrama la imatge de Superwoman / Superman i explica la teva situació al teu cap o supervisor. Les situacions laborals insostenibles solen ser alleugerides, però tindran certa asertivitat de la vostra part.
De la mateixa manera, si una vida equilibrada continua eludint-vos o està experimentant estrès crònic, parleu amb un professional (un conseller, un treballador de salut mental o un clergue). Aprofiteu els serveis que ofereix el vostre programa d'assistència d'empleats (EAP). Permetre que la vostra vida us aclapara setmana després de setmana, mes després de mes, pot provocar greus problemes físics, mentals i socials. Sigues positiu i sàpigues que hi ha solucions als teus problemes, però hauràs de buscar ajuda.