Estratègies de trobada per fer front a les preguntes dels empleats
Però el contrari també pot ser cert: iniciar una conversa positiva i convidar altres persones a unir-se i el resultat pot ser una trobada productiva amb tots els que es van allunyant sentint que la reunió valia la pena el seu temps.
Una de les queixes més importants sobre reunions de negocis és que sovint són innecessàries i malgasten un temps de treball valuós. Assegureu-vos d'indicar clarament el propòsit de la vostra reunió , establir amb antelació la quantitat de temps que dediqueu a la reunió (així com a qualsevol discussió oberta) i seguir els temes de la reunió i la durada prevista. També us recomanem que les reunions siguin més interessants amb un trencaclosques de reunions o una activitat d'escalfament .
Aquí teniu estratègies per fer front als empleats que plantegen preguntes durant les reunions que no voleu respondre de seguida o que no volen dirigir-se en cap moment durant una reunió.
Quan actuar sobre una qüestió immediatament
Si una pregunta és oportuna i en la tasca i se sent que s'hauria d'abordar, respon-ho immediatament, però breument, i seguiu indicant que tindreu més preguntes al final de la reunió si teniu temps.
Recolza la declaració que segueix avançant amb el llenguatge corporal. Observeu les vostres notes o gireu per fer front a una pissarra, etc. Si deixeu de veure el contacte visual momentàniament, us indiquem que esteu avançant. Si observeu l'audiència (especialment amb les celles creixents), podeu enviar un senyal que deixeu una obertura per obtenir més preguntes.
Si el públic és negatiu o hostil, reconeix les seves inquietuds, però només indirectament. Preneu-vos un moment per explicar-vos que enteneu i compartiu les seves inquietuds, però si us trobeu massa llunyà, no s'aconseguirà res. Suggeriu que la gent escrigui les seves preguntes per més endavant, o que vulgueu reunir-se amb vosaltres de manera privada on podeu debatre amb més detall les seves inquietuds.
Respondre una sola pregunta és útil perquè:
- Permet que un titular de la reunió tracti d'alguna cosa que no hagués pensat;
- Envia un missatge que està escoltant al vostre públic;
- En fer una sola pregunta, també envia el missatge que encara teniu el control de la reunió, però us preocupa quins assistents pensen.
Com ajornar amb tota la seva ajuda una pregunta
Si la pregunta que es va fer es tractarà més tard a la reunió, indiqueu: "Aquesta és una bona pregunta i una altra que abordarem en breu".
Si la pregunta que es fa és fora de tema i no es tractarà a la reunió, doneu un conjunt d'instruccions específiques per a la resolució. Si simplement es nega a respondre una pregunta o a pronunciar-se, "aquest no és el propòsit d'aquesta reunió", pot acabar enviant el missatge equivocat als seus empleats: la gestió no els importa.
Una altra forma de retardar preguntes que no es parlarà a la reunió és preguntar-li a la persona que es trobi amb vostè (o un altre membre de la direcció apropiada) de manera privada per debatre les seves inquietuds amb més detall.
Fins i tot podeu suggerir (si escau) que la pregunta és prou important com per justificar la consideració que es tractarà en una reunió separada en un moment futur.
Admetre una pregunta és útil perquè:
- En un entorn de treball ocasional els empleats poden sentir-se massa lliures per parlar la ment i poden prendre el control d'una reunió;
- La majoria dels empleats enutjats o descontents volen ser escoltats més que qualsevol altra cosa. Donar-los una taula de ressonància en el moment adequat i la configuració pot ajudar a evitar que els problemes petits es converteixin en problemes més grans; i
- Els empleats necessiten i responen a un bon lideratge. Si la gestió manté el control d'una manera justa i equilibrada, envia el missatge als empleats que l'administració està escoltant, però ha d'establir límits apropiats.