7 Preguntes per fer-vos-ho abans d'enviar l'enviament
El correu electrònic pot ser el vostre punt inicial de contacte amb algú i, per això, és la primera oportunitat de fer-vos una impressió. Tingueu molta cura en compondre els vostres missatges. Abans de colpejar enviar, contesta aquestes 7 preguntes.
1. És el meu missatge sense errors?
Verificar el correu electrònic pels errors és el més important que podeu fer abans d'enviar-lo. L'ortografia incorrecta i la mala gramàtica us faran veure descuidat. Això va en contra de la impressió que intenteu fer, especialment si esteu sol·licitant un lloc de treball.
Revisa't fins que estigueu segurs d'haver capturat tots els errors ortogràfics i gramaticals, així com errors tipogràfics. Grammarly.com té eines gratuïtes, inclosa una extensió per al navegador Chrome que us pot ajudar.
2. Què diu la meva adreça electrònica sobre mi?
La vostra adreça de correu electrònic de treball (que, per cert, mai no hauria d'utilitzar per a la recerca de feina) probablement sigui molt senzilla. Probablement sigui una variant del vostre nom.
És possible que hàgiu triat una adreça que no sigui tan comercial com per utilitzar-la per al correu electrònic personal. Una adreça suggerent, infantil o bonica està bé si només l'utilitzeu per enviar missatges als vostres amics i familiars, però si heu d'escriure un correu electrònic professional, registreu-vos en un compte nou que transmeti professionalitat .
Configureu una adreça de correu electrònic que utilitzi el vostre nom real. Proveu els vostres noms i cognoms; el vostre nom, inicial i cognom mitjà; o una combinació d'aquestes. No envieu mai el vostre correu electrònic professional des de chickybabe@mymail.com.
3. Són correctes els noms i les adreces electròniques del camp "To"?
Quan comenci a escriure el nom d'un destinatari en el camp "A", la majoria dels clients de correu electrònic omplen la resta del nom amb un dels seus contactes. Podeu acabar fàcilment amb el nom equivocat en aquest camp, així que assegureu-vos de prestar atenció a això.
Imagineu quins problemes poden sorgir si accidentalment envieu un correu electrònic al destinatari equivocat. Imaginem que esteu buscant feina mentre encara estigui ocupat . Un gestor de contractació en un futur empleador podria tenir un nom que comenci amb la mateixa lletra que el nom del cap actual. Què tan embarazoso seria si enviessis al teu cap un missatge destinat a aquest gestor de contractació? No només voleu assegurar-vos que el vostre missatge arribi a la destinació desitjada, però també voleu que estigueu segurs que no arribi a un no intencionat.
4. He utilitzat el títol adequat per adreçar-se al destinatari?
Si ja teniu una base de nom amb la persona que envieu per correu electrònic, és correcte que els indiqueu d'aquesta manera al vostre missatge.
Tanmateix, si aquesta és la primera vegada que es comunica amb algú o no esteu segurs de com prefereixen fer-ho, és preferible utilitzar un títol formal com ara el Sr., la Sra, la Sra o el Dr. i l'últim del destinatari nom.
Sempre erroni al costat de la precaució. No pot fer-se mal per ser formal. Per obtenir informació sobre com algú amb qui ja té una relació establerta prefereix ser abordat, consulteu els missatges anteriors per veure com estan signats. Això l'ajudarà a decidir què fer.
5. El meu toc transmet el meu missatge bé?
Com diu el refrany, "No és el que dius, sinó com ho dius". Quan parleu amb algú cara a cara, podeu confiar en l'entonació, el llenguatge corporal i l'expressió facial per ajudar a donar un significat addicional a les vostres paraules.
Quan intenteu transmetre el mateix missatge per escrit , hi ha més espai per a un malentès perquè el lector no pot veure la vostra cara, llegir el vostre llenguatge corporal o escoltar la vostra veu.
Assegureu-vos que el missatge sigui amable i amigable, i que el vostre significat és clar.
6. És el meu missatge simple, però no criptogràfic?
Mantenir els missatges curts i dolços els farà més fàcils d'entendre. Al mateix temps, no hauríeu d'ometre res important. No vol obligar al destinatari del seu correu electrònic a endevinar què està tractant de dir. El missatge hauria de ser el més precís possible, però incloure tota la informació necessària.
7. He inclòs fitxers adjunts no sol · licitats?
Moltes persones es neguen a obrir fitxers adjunts de correu electrònic que no esperen. Tenen raó per evitar fer-ho. Sovint, els virus informàtics es transmeten en aquests fitxers adjunts. Si voleu enviar un fitxer a algú, per exemple, el vostre currículum vitae, pregunteu al vostre destinatari per primera vegada el seu permís. Envia'l només si diu que està bé.