Escrit habilitats: comunicar-se amb paraules

Comunicació amb paraules

De totes les classes que vaig fer a la universitat i l'escola de postgrau, les dues que m'han ajudat més en la meva carrera han estat Anglès Composició i Negocis Anglès. En aquestes classes vaig aprendre habilitats d'escriptura eficaços que he fet servir en tots els treballs que he tingut. Cap altra feina, però el meu treball en aquest lloc va ser escriure com a part de la meva descripció de la feina . Tot i això, em van demanar que escrivís en cada lloc de treball, i es va donar per descomptat que podia fer-ho.

Aquest és el cas de la majoria de treballs, tant si heu d'escriure memos interns, com correspon amb els clients o ajudar a dissenyar materials de venda. Escriure una bella prosa i poesia és un talent. No obstant això, escriure amb efectivitat és una habilitat que es pot aprendre.

Organitzeu la vostra escriptura

Ja sigui que esteu compondre un memoràndum al vostre company de feina o un informe per al vostre cap, hauríeu de decidir quina informació voleu transmetre. A continuació us indiquem com fer-ho:

1. Escrigui cada element que necessiteu per discutir en la vostra memòria o informe.
2. Poseu-los en ordre, de la majoria dels menys importants.
3. Escriviu un breu resum de tota la nota: aquest serà el vostre primer paràgraf.
4. Expandeixi a cada element que figura al pas 1.
5. Si el destinatari ha de prendre alguna acció, indiqueu que al vostre paràgraf de tancament.

Alguns consells

Eviteu la veracitat. Digues en veu alta el que estàs intentant escriure. Escolta com sona les paraules. Per exemple, la frase: "Vaig descobrir que he de fer un cop d'ull a les nostres xifres de vendes anteriors per tal d'elaborar un pla que ens ajudi a reavaluar la nostra tècnica de vendes", es pot dir que "he de prendre un mira les nostres últimes xifres de vendes per reavaluar la nostra tècnica de venda ".

Escriviu per al vostre públic.

Utilitza un llenguatge senzill. No vol que el lector necessiti un diccionari per desxifrar el que intenta dir. No hauríeu d'intentar impressionar el vostre lector amb el vostre gran vocabulari. El més probable és que frustrarà al vostre lector. La majoria de les persones fan malabarisme diverses tasques al mateix temps i estan interessades a rebre només la informació necessària.

Sou responsable de fer això. En lloc de dir: "El seu caràcter gregari la acredita com un candidat superlatiu per al treball", diuen "La seva simpatia el converteix en un dels millors candidats per al treball".

Manténgase allunyat de l'argot que el vostre lector no entengui. Si la vostra feina és molt tècnica, però la persona a la qual esteu escrivint no està ben versat en aquest camp, s'adhereixen a les paraules que la persona entendrà. Per exemple, si sou dissenyador d'un lloc web, aquesta frase en una nota al vostre client, un psicòleg, tindrà cap sentit: "Què us agradaria que usi com a BGCOLOR per al vostre lloc: # ADD8E6 o #FFFFFF?" Qualsevol que tingui experiència en el disseny de la pàgina web sap que aquesta pregunta es pot traduir a "Què us agradaria que el color de fons del vostre lloc sigui: blau clar o blanc?" No obstant això, no espereu que el vostre client estigui més familiaritzat amb aquesta argot tècnica del que tindria amb la seva discussió sobre un terme psicològic com la tricotilomanía.

Un tòpic al dia manté al lector allunyat o, com a mínim, no fa que recordi el que està dient. Voleu que la vostra escriptura sigui memorable. Perquè escoltem clics sovint, ens fem desensibilitzats. Les paraules, doncs, no estan associades exclusivament a la vostra escriptura.

En comptes de dir "No deixeu de banda fins demà el que podeu fer avui" en una nota a un subordinat que esteu tractant de motivar. Només cal que diguis: "Deixeu de fer un retard. Feu el treball ara".

Quan sigui possible, utilitzeu la veu activa. La veu activa fa que la teva frase sigui més forta i generalment sigui més curta. Proveu aquests exemples. La veu passiva: "Les vendes van augmentar gràcies a la xarxa que vaig fer". La veu activa: "La meva xarxa va augmentar les vendes".

No siguis redundant. No cal dir "a les 14:00 a la tarda" o "a l'embarassada expectant". Dirigir "2 pm" o "2 a la tarda" o "la dona expectant" o "la dona embarassada" transmet tot el que vols dir i menys paraules.

Per descomptat, prestar atenció a la gramàtica. Utilitzeu els elements d'estil Strunk i White, disponibles a la Xarxa. Un bon diccionari ha d'estar a prop, juntament amb un diccionari de sinònims.

Un diccionari de sinònims us permetrà mantenir la vostra escriptura actualitzada ajudant-vos a trobar diverses paraules a utilitzar. Molts d'aquests recursos estan disponibles en línia.

El repàs és una de les coses més importants que pots fer. Com que probablement feu la majoria de les vostres escriptures en una computadora, teniu accés a correccions ortogràfiques i ortogràfiques automatitzades. Aneu amb compte, però, algunes paraules, que s'utilitzen en un context equivocat, poden ser faltats per comprovadors ortogràfics computats. Per exemple, la frase "Als empleats que van assistir a dues reunions també, s'aprenen sobre el programari GNU", passaria la verificació ortogràfica sense detectar errors ortogràfics. Feu que algú més corregiu el vostre document, si és possible. Si el temps ho permet, posa la teva composició i la revisa més tard, o millor, l'endemà.