Reemborsament d'empleats per utilitzar el vostre propi vehicle
El reemborsament dels empleats per utilitzar el vostre propi automòbil variarà d'alguna manera per part de l'empresari i el sector, però la majoria de les organitzacions compensen als empleats aproximadament a la tarifa de milles estàndard establerta per l'IRS o la taxa de reemborsament del vehicle de propietat privada.
La tarifa és fixada cada any per l'Administració de Serveis Generals (GSA) a partir de la investigació realitzada per una firma de consultoria independent sobre els costos actuals de la utilització d'un vehicle.
Per al 2018, la tarifa de l'IRS s'estableix en 54,5 centaus per milla recorreguda, de 53,5 centaus de dòlar per al 2017 i inferior a 54 centaus per al 2016 i 57,5 cèntims l'any 2015. Aquesta tarifa estàndard fixa incorpora el cost de les assegurances, el registre, el gas, oli i manteniment. Per a algú que maneja molt per treballar, això pot donar lloc a una deducció bastant significativa.
La majoria dels empresaris es reemborsaran a la tarifa IRS o GSA ja que poden deduir fins a aquesta quantitat com a despesa quan presenten la seva declaració d'impost sobre societats, tot i que hi ha altres fórmules impositives complexes que els empresaris poden utilitzar. Quan els treballadors qualificats són difícils de trobar durant l'expansió econòmica, els empresaris tenen més probabilitats de proporcionar taxes competitives de reemborsament.
El Servei d'Ingressos Interns requereix que els pagaments de reemborsament es facin separadament de la nòmina sense cap impost.
La majoria dels empresaris, per tant, pagaments de despeses de procés a través del sistema de pagaments de comptes per mantenir-los separats de la nòmina i mantenir el compliment de les lleis de l'IRS.
Si el vostre empresari es reemborsa a la tarifa de GSA o IRS o a prop de la mateixa, podeu sentir-vos segur que esteu rebent un tracte just. Si rebeu menys de la tarifa de l'IRS, podeu deduir alguna de les despeses dels impostos sobre la renda personal.
Reemborsament d'empleats del govern
Els empleats del govern sempre seran reemborsats exactament amb el percentatge de GSA si s'autoritza l'ús d'un automòbil privat o quan no hi ha cap vehicle governamental disponible.
Requisits de reemborsament de despeses d'automòbils
Haureu de proporcionar un registre de milles, rebuts de gas i documentació de qualsevol altre rebut de despesa permès relacionat amb el vostre cotxe. Sense registres detallats, el vostre informe de despeses pot ser rebutjat. O pitjor encara, el vostre empresari podria tenir mesures disciplinàries si considera que la vostra reclamació podria ser fraudulenta. Molts empresaris requereixen registres contemporanis, igual que l'IRS. No intenteu estimar el vostre quilometratge, ja que potser infringeixi les polítiques del vostre empresari.
Mantenir ploma i paper al cotxe és un mètode, encara que tediós; una millor opció és una aplicació de seguiment de milles que fa un seguiment automàtic dels vostres viatges en un registre contemporani que podeu imprimir o baixar. És una forma eficaç de fer un seguiment del quilometratge, el punt d'inici i el punt final i el propòsit comercial de la unitat per incloure-lo amb el vostre informe de despeses.
Conseqüències fiscals
Els reemborsaments per quilometratge es consideren desemborsaments lliures d'impostos dels empresaris sempre que estiguin documentats i no superin les despeses reals.
No obstant això, el vostre empresari no pot pagar directament els costos operatius, com ara reparacions o manteniment per al vostre cotxe sense conseqüències fiscals. Altres despeses com els peatges directament relacionats amb el transport de negocis es poden reemborsar sense impostos sempre que tingueu rebuts.
Alguns empresaris ofereixen un subsidi mensual per a despeses d'automòbil. Si els empleats estan obligats a subministrar registres de despeses, se'ls tributen només per qualsevol import rebut que excedeixi les despeses registrades. Si els empresaris no necessiten documentació, el subsidi pot estar subjecte a imposició.
A partir de l'any fiscal de 2018, amb la implementació de la Llei d'impostos i treballs, els treballadors ja no podran deduir les despeses d'automòbil no reemborsades. El 2017 i els anys anteriors, aquestes despeses van ser deduïbles fins al punt que eren més del 2% dels ingressos bruts ajustats.
Per tant, els treballadors que condueixen àmpliament com a part del compliment de les seves responsabilitats laborals, han d'avaluar acuradament les polítiques de reemborsament de l'empresa quan revisen ofertes de feina. Si un empresari no sol reemborsar les despeses d'automòbil, potser oferiu reduir el salari a canvi del reembossament, ja que el reemborsament es veurà protegit dels impostos si les despeses es documenten de manera adequada. Alternativament, podeu negociar un salari més alt per tenir en compte la càrrega fiscal addicional en virtut de la nova legislació fiscal.
Consulteu amb el vostre empresari o un comptador d'impostos per obtenir consells sobre com s'aplica la normativa a la vostra situació.
Més informació: La millor manera de reemborsar els empleats per les despeses de milles