Les seves factures legals suporten el control del client?
El manteniment del temps és més important que mai. A mesura que continua l'estrenyiment de la corretja corporativa, les factures legals han estat sota un escrutini més gran. L'èmfasi en les tarifes legals ha creat una indústria domiciliària d'empreses d'auditoria jurídica que revisen i analitzen els serveis legals per determinar discrepàncies, pràctiques de facturació poc ètiques, errors de facturació i àrees d'estalvi potencial de costos. Els clients que no utilitzen serveis d'auditoria de comptes legals independents solen tenir programes de control de qualitat interns que analitzen rutinàriament les factures marcades per a la seva revisió.
Evitar aquests deu errors de facturació ajudarà a que les vostres factures legals suportin l'escrutini. Aquests elements representen aproximadament el 90% de les reclamacions realitzades pels clients i equips d'auditoria.
01 Vague descripció de facturació
02 Temps d'emplenament
Per complir amb els requisits de facturació de la vostra empresa, és temptatiu d'inflar o "controlar" el temps que va dur a terme per dur a terme una tasca, especialment si sou un treballador eficient. Aquestes pràctiques conviden a l'escrutini i la crítica d'un client o auditor. És important assegurar-se que el temps que factureu per a cada tasca reflecteix amb precisió el treball realitzat i és proporcional a la importància i la complexitat de la tasca.
03 Desemborsaments
Atès que els desemborsaments en litigis afecten enormement el pressupost total del client, hauríeu de considerar el cost del servei pel que fa al seu valor al client. Per exemple, cal Federal Express cada porció de correspondència al seu expert quan la prova és de sis mesos de distància? També ha de ser conscient de les polítiques de facturació i dels contractes establerts pel nostre client. El client requereix l'ús d'un venedor de la fotocòpies o del venedor? A més, mai no s'han de facturar determinades despeses al client i són part de la despesa de la firma d'advocats.
04 Treball administratiu
La pràctica de la llei implica inevitablement tasques administratives i clericals. La majoria dels clients en aquests dies no pagaran les tasques clericals, com ara escriure, presentar i fotocopiar, o funcions administratives, com ara formació, preparació de factures, comprovació de conflictes o desenvolupament del client. En la mesura que sigui capaç, delegue funcions clericals a un secretari, secretari de dipòsit o altres membres del personal legal.
05 Conferències d'oficines aèries
Els clients sovint es neguen a pagar les conferències entre el personal de la firma d'advocats; veuen la coordinació, la consulta i la discussió d'un cas o projecte entre professionals de la signatura com a part de fer negocis i, per tant, part de la despesa de l'empresa. Les conferències d'oficines aèries també es poden convertir en una despesa important per al client, ja que diversos professionals estan simultàniament a la facturació de la mateixa conversa. Per tant, és una bona pràctica evitar la facturació de discussions rutinàries sobre un fitxer amb altres membres de la vostra empresa, tret que aquestes discussions impliquin elements de gran importància, impliquin una sèrie de parts externes o impliquen grans blocs de temps.
06 Entrenament
Si sou nou en una tasca o àrea de la llei, la inexperiència pot requerir temps addicional per completar el projecte. Els clients cada cop són més intolerants a la inexperiència i estan menys disposats a pagar els costos de formació d'un nou empleat o d'un professional legal per "pujar-se a la velocitat" en un fitxer.
07 Duplicar la facturació
Les entrades de temps duplicades són una pràctica comuna entre els despatxos d'advocats, però els clients amb un cost molt menys estan disposats a pagar la duplicació d'esforços. Van participar diversos socis en una audiència? El paralegal assistia a totes les deposicions? Van contribuir quatre associats a una breu? Aquests elements poden generar una bandera vermella. El client pot negar-se a pagar tota o part del treball o, com a mínim, investigar el tema més per determinar si va ser justificat.
08 facturació del bloc
El temps de facturació per a tasques múltiples en blocs grans és una altra bandera vermella per als clients. Cal detallar cada tasca per separat amb un temps i càrrega corresponents per a cada tasca. Les entrades temporals puntualitzades permeten al revisor determinar millor la idoneïtat del temps dedicat a la importància i la complexitat de la tasca.
09 Revisió i revisió
El vostre client pot preguntar per què va facturar 43,2 hores revisant i revisant un resum. Potser el breu va ser de 40 pàgines i va implicar múltiples i complexos problemes i una extensa investigació. Sigui quina sigui la raó, els termes vagues i puntuals com ara "revisió i revisió" no fan gaire per informar al client per què la revisió ha merescut la pena de la setmana. En comptes de "revisar", paraules com ara "avaluar", "analitzar", "avaluar" o "redreçar" connoten més tasques que provoquen pensaments i, per tant, triguen molt.
10 tasques delegables
Quan realitzeu la facturació i assigneu tasques, heu d'assegurar-vos que el projecte sigui realitzat pel membre adequat de l'equip legal. Els clients poden negar-se a pagar les tasques realitzades per cronometradors superiors que podrien haver estat delegats a un membre del personal més jove i menys costós. Per exemple, els advocats que digereixen deposicions, socis sèniors que realitzen investigacions de rutina o documents de presentació de paralegals poden generar una bandera vermella.