Els secretaris de litigis estan ocupats en despatxos d' advocats de totes les mides. Alguns secretaris proporcionen suport purament administratiu. Tanmateix, els secretaris de moltes empreses realitzen un paper híbrid, funcionant com a secretari i litigant paralegal.
A continuació es detallen diverses de les funcions més comunes d'un secretari de litigis durant tot el cicle de vida dels litigis.
Els rols de la secretaria varien segons l'empresa, el tipus de pràctica judicial i la mida del personal.
Projecció de casos
En les empreses demandants, el primer pas d'un cas és examinar el cas per mèrit. El client potencial té una causa d'acció? Hi ha conflictes? El secretari pot ajudar a preparar formularis de selecció de casos i programar reunions inicials entre l'advocat i el client potencial. En alguns casos, el secretari completarà una selecció inicial preguntant les possibles preguntes del client per telèfon. Si el client està signat, el secretari establirà un nou fitxer de casos i reenviarà el contracte de retenció i altres documents al client.
Investigació
En molts casos, les parts realitzen una investigació abans de presentar una demanda. Aquesta investigació pot implicar localitzar i entrevistar testimonis, examinar el lloc d'accident i recollir documentals i altres proves. El secretari de litigis pot assistir en el procés programant reunions i conferències telefòniques en representació de l'advocat, creant llistes de testimonis, organitzant proves i altres documents i creant un sistema de registre fiable tant per a documents en paper com per a documents electrònics.
Pleats
Si es presenta una demanda, el secretari prepararà els plecs en un programa de processament de textos. Els plecs poden incloure una cita, denúncia, declaracions jurades, sol·licituds d'ingressos i moviments. El secretari de litigis sovint crearà reclamacions que aglutinin que organitzen i indexen tots els plecs per a un cas concret.
El secretari pot presentar aquests documents al tribunal, ja sigui de forma presencial o electrònica, tot i que aquesta tasca és sovint interpretada per un missatger paralegal o judicial .
Descobriment
El descobriment és la fase més llarga del procés de litigis. Durant el descobriment, el secretari de litigis pot realitzar totes o algunes de les tasques següents:
- Preparació de documents de descobriment en un sistema de processament de textos, inclosos els interrogatoris i les sol·licituds de producció
- Escriptura, enviament i seguiment de citacions
- Programació de dipòsits amb múltiples parts, incloent l'advocat, clients, advocats o reporteres judicials
- Programació d'exàmens mèdics independents i altres cites requerides per les Regles de procediment civil
- Creació d'aglutinants de descobriment; indexació i presentació de documents de descobriment
- Organització i presentació de documents de casos
- Exàmens del lloc de programació
- Localització i comunicació amb experts; organització i presentació d'informes d'experts
Pre-prova
Una vegada establerta la data de prova, el secretari ajuda a preparar l'equip legal per a la prova. El paper de la secretària pot incloure:
- Escriure i formatear documents de pre-judici, inclosos els moviments, informes, citacions i llistes de testimonis
- Recopilació i organització d'exposicions
- Creació, organització i / o indexació d'aglutinants de prova
- Ajudar a organitzar proves simulades
- Seguiment de terminis i enviament de recordatoris a l'equip legal
- Informes de revisió i revisió de cites i documents legals
- Assegureu-vos que els documents tinguin un format adequat d'acord amb les regles del tribunal
- Coordinació de testimonis
Prova
El secretari de litigis realitza un important paper de suport durant la prova. Els seus deures poden incloure:
- Preparació, mecanografia i formatació de documents de prova
- Coordinació de la preparació de gràfics, gràfics i altres visuals de tribunals
- Programació de missatgers, reporters de tribunals i testimonis experts
- Organització, presentació i gestió de documents, exposicions i aglutinants de prova
- Coordinar els acords de viatge per advocats, testimonis, clients i altres
Altres tasques administratives
Per als que treballen al costat de la defensa, el secretari de litigis entrarà en el temps dels advocats i dels paralegals en cada cas en el temps i el sistema de facturació de l'empresa.
També enviarà factures periòdiques al client i seguiment dels pagaments endarrerits. Altres tasques generals realitzades pel secretari de litigis inclouen:
- Produir informació mitjançant la transcripció, el format, la introducció, la recuperació, la còpia i la transmissió de text, dades i gràfics
- Seguiment dels terminis dels casos
- Corresponent a clients, testimonis i advocats
- Responent el telèfon
- Creació de fulls de càlcul per rastrejar costos, exposicions i altra informació
- Transcripció del dictat
- Manteniment de sistemes d'endoll
- Correspondència d'enrutament, informes i documents legals
- Organització de conferències de clients i reunions d'advocats
- Preparació d'informes de despeses
- Mantenir el calendari de l'advocat planificant i programant conferències, teleconferències, deposicions i viatges
- Sol·licitud de subministraments
Secretaria de Litigis Educació
Molts secretaris de litigis completen un certificat o programa de grau associat en una escola comercial o universitat comunitària. Tanmateix, els secretaris amb quatre anys de batxillerat tenen la major oportunitat d'avançar en un despatx d'advocats. La capacitació en litigi sovint es produeix a la feina. Els secretaris de litigis experimentats sovint es mouen en altres rols de l'empresa, inclosos els càrrecs de direcció d'oficines i paral·leles.
Secretari de Litigis Habilitats i Coneixement
Els secretaris de litigis han de tenir una varietat d'habilitats interpersonals, tecnològiques i d'oficina, així com coneixements legals i processals. Les habilitats i coneixements requerits inclouen:
- Proficiència amb processament de textos, fulls de càlcul, presentació i programació de temps i facturació; familiaritat amb el conjunt de Microsoft Office
- Capacitat amb equips de transcripció
- Excel·lents habilitats escrites i verbals
- Coneixement de la documentació de jutjats locals, estatals i federals i procediments de presentació
- Aptitud amb bases de dades documentals com Ringtail, Summation i Concordance
- Experiència en la presentació electrònica
- Coneixement dels procediments d'oficina i terminologia legal
- Tècniques d'escriptura fortes
- Habilitats sòlides d'organització i habilitats de múltiples tasques
- Capacitat d'interactuar professionalment amb tots els nivells de personal