Per què vols enviar un correu electrònic professional? Hi ha diversos motius. Podeu enviar la vostra carta de presentació a un empresari potencial, una carta d'agraïment a un col · lega que va acceptar ser una referència, una carta de dimissió al vostre cap actual o una sol·licitud d'una carta de recomanació.
És possible que tingueu altres motius per enviar correus electrònics no personals i, de fet, és una bona idea assegurar-vos que tot el vostre correu electrònic estigui organitzat i professional. A continuació, s'indica què incloure als vostres missatges, què no heu d'incloure i com tancar, signar i enviar missatges de correu electrònic.
Pautes de missatges de correu electrònic professionals
Reviseu aquests passos per escriure un correu electrònic professional d'alta qualitat i sempre tindreu una gran impressió al destinatari:
- Línia de l' assumpte: la línia de tema ha de transmetre de manera concisa el seu propòsit per escriure. La vostra línia de tema pot ser tan senzilla com "Gràcies" o "Sol·licitud de recomanació".
- Salutació: fins i tot si esteu escrivint un correu electrònic molt curt, incloeu una salutació. Si coneixeu el nom de la persona, incloeu-la. A menys que tingui una base de nom amb la persona, truqueu-los pel seu títol.
- Durada: manteniu el vostre correu electrònic el més breu possible. Les persones solen descartar correus electrònics llargs, per la qual cosa només inclou informació essencial.
- Estil de font: eviteu fonts ornamentades, lúdiques o de colors; simplement distreu el destinatari del vostre missatge real. Eviteu també utilitzar negreta i cursiva, que fan que la visualització d'un correu electrònic estigui desordenada. No escriviu tampoc en cap lletra majúscula; això apareix tan enfadat o sobreexcit en un correu electrònic.
- Emoticones: no incloeu emoticones en un correu electrònic professional; guardeu-los per correspondència personal.
- Ortografia i gramàtica: simplement perquè està escrivint un correu electrònic no vol dir que hagueu de descuidar l'ortografia i la gramàtica. Editeu el vostre correu electrònic acuradament abans d'enviar-lo. Un missatge sense errors indica al destinatari que el vostre correu electrònic s'ha de prendre seriosament.
- Tancament: tanqueu amb un breu "Gràcies", "Millor" o un altre senzill d'enviament i, a continuació, el vostre nom. La majoria dels comptes de correu electrònic us permeten inserir una signatura amb el vostre nom, títol i informació de contacte a tots els correus electrònics. Aquesta és una manera excel·lent de fer que cada correspondència sigui més professional.
Consells de missatges de correu electrònic addicionals professionals
Un cop hàgiu escrit el vostre correu electrònic, seguiu tots aquests passos abans de fer clic al botó "enviar":
- Assegureu -vos que el missatge s'ha completat: comproveu que la línia Assumpte del correu electrònic s'hagi omplert, hagueu inclòs una signatura , envieu el missatge a la persona de contacte adequada i heu omplert el camp CCO per enviar un missatge copieu-vos-el perquè tinguis un registre del missatge de correu electrònic.
- Prova del missatge de correu electrònic: abans de fer clic a enviar, també assegureu-vos de verificar ortografia i verificar la vostra gramàtica i majúscules. Són tan importants en la correspondència de cerca de feines de correu electrònic, ja que estan en paper.
- Envieu un missatge de correu electrònic de prova: Abans d'enviar el vostre correu electrònic, envieu-vos el missatge primer per comprovar que el format funcioni i que res no es veu fora de lloc. Si tot es veu bé, segueix endavant i envieu el correu electrònic a l'empresa o persona que us contacteu.
- Envieu una còpia del missatge de correu electrònic a si mateix: utilitzeu el camp CCO per enviar una còpia del missatge de correu electrònic a vosaltres mateixos perquè tingui un registre de quan va enviar el missatge i a qui ho vau enviar. També podeu trobar aquesta informació a la vostra carpeta enviada.
- Arxivar les vostres còpies: amb molts programes de correu electrònic podeu enviar-vos carpetes per facilitar la cerca de correus electrònics passats importants. Configureu una carpeta per a tots els vostres correus electrònics de cerca de feina i envieu les vostres còpies del missatge de correu electrònic que envieu a la vostra carpeta de cerca de feina.
Comproveu el correu electrònic periòdicament
El temps és essencial quan està buscant feina, per tant, és important que consulteu el vostre correu electrònic amb regularitat i freqüència perquè no us perdeu cap oportunitat important. Com a mínim, consulteu el vostre correu electrònic al matí i durant la primera part de la tarda, de manera que tindreu temps de respondre de manera oportuna als missatges que rebeu.
En aquests dies, disposar d'un telèfon intel·ligent permet que els vostres correus siguin fàcils de connectar on sigui que vulgueu i quan vulgueu, ja no hi ha més informació sobre l'ordinador. De fet, podeu rebre notificacions per a nous missatges de correu electrònic, de manera que podeu llegir-los tan aviat com arribin a la safata d'entrada.